Att komma i gång med AI i ekonomifunktionen kan vara enkelt: börja med en rapport, en rutin eller en fråga som i dag tar onödigt mycket tid.
Det är fortfarande du som fattar de ekonomiska besluten. Målet är att låta tekniken ta fram information snabbare, hitta avvikelser och mönster och göra det enklare att utforska olika scenarier.
Börja här: hitta en tidstjuv
I stället för att börja med frågan ”Hur kan vi använda AI på ekonomiavdelningen?” kan du börja här:
”Var lägger vi i dag mest tid på att ta fram, sammanställa eller tolka information?”
Svaren kan vara många, men här är några vanliga tidstjuvar:
- Kommentarer till månadsrapporten
- Avvikelseanalys mot budget eller prognos
- Sammanställning av information från flera rapporter
- Uppföljning av kostnader eller intäkter
- Frågor som kräver att någon bygger en ny rapport varje gång
Oavsett vad som stjäl mest tid för dig: Välj en konkret uppgift, testa AI på den och se om det faktiskt går snabbare eller ger bättre insikter. Så här kommer du i gång:
Tre saker AI kan göra åt dig i rapportering och budgetering
1. Hitta de viktigaste avvikelserna
AI kan jämföra utfallet mot budget eller prognos och lyfta fram de avvikelser som du bör titta närmare på.
🌟 Tips: Be AI att prioritera avvikelserna efter både storlek och betydelse, i stället för att ge dig en lång lista med små differenser. Till exempel så här:
”Analysera utfallet mot budget för september. Hitta de tre viktigaste avvikelserna, förklara möjliga orsaker och föreslå vad jag bör undersöka närmare.”
2. Göra siffrorna lättare att förstå och förmedla
AI kan hjälpa dig att snabbare förstå vad siffrorna säger, exempelvis genom att identifiera mönster och jämföra perioder. Den kan också ta fram ett första utkast till ledningsrapport.
Sedan använder du din expertis för att kvalitetssäkra resultatet och avgöra vad som faktiskt är viktigt.
3. Utforska “vad händer om…?”
AI är också ett bra bollplank när du vill testa olika antaganden och se vilka konsekvenser de får för budget och prognoser.
🌟 Tips: Använd AI för att få en utgångspunkt för vidare analys, till exempel så här:
”Vad händer med likviditeten om kostnaderna ökar med 8 procent samtidigt som försäljningen blir 5 procent lägre än prognosen?”
CFO-regeln: AI först - människan har sista ordet
Ju mer AI används i ekonomifunktionen, desto viktigare är det att veta vilka data AI:n bygger analysen på, vilka behörigheter den har och vem som kvalitetssäkrar resultatet.
Använd därför den här enkla regeln:
🌟AI gör den första sorteringen. Du gör den sista bedömningen.
Innan du tar en AI-genererad analys vidare, kontrollera:
- Underlag: Använder AI uppdaterade och tillförlitliga siffror?
- Behörighet: Ser AI bara data som användaren faktiskt har behörighet till?
- Bedömning: Är slutsatsen rimlig, och stämmer den med det du vet om verksamheten?
För finansiella data bör du använda AI-funktioner och lösningar med nödvändiga säkerhets- och behörighetskontroller, och inte klistra in känsliga företagsdata i vilka öppna AI-tjänster som helst.
Gör det konkret: Testa på en rapport
Ta nästa månadsrapport och prova det här:
1. Jämför
Be AI jämföra utfall mot budget eller prognos.
2. Prioritera
Be den hitta de tre viktigaste avvikelserna.
3. Förklara
Be om möjliga orsaker bakom avvikelserna, och be AI markera tydligt vad som är dokumenterat och vad som är antaganden.
4. Fråga vidare
Be AI föreslå tre frågor att titta vidare på.
5. Kvalitetssäkra
Kontrollera siffrorna och bedöm analysen innan den används i rapportering eller beslut.
Att börja i liten skala är ofta bättre än att dra i gång ett stort AI-projekt.
🌟Tips: Om du använder en AI-assistent som kan hämta information från företagets egna data kan du ställa den här frågan:
”Analysera utfallet mot budget för september. Hitta de tre viktigaste avvikelserna, förklara möjliga orsaker och föreslå tre frågor som jag bör undersöka närmare. Prioritera avvikelser som är väsentliga för verksamheten.”
När AI-assistenten är kopplad till affärssystemet kan du ställa frågor om företagets data och få svar utan att leta i flera rapporter och system. I våra system gäller samma regel, oavsett om assistenten är inbyggd eller extern: AI ser bara det som du själv har behörighet till.
Värt att upprepa: AI gör dig inte mindre viktig
Däremot kan AI göra att du som CFO lägger mindre tid på att ta fram och sammanställa siffror, och mer tid på att förstå dem, ifrågasätta dem och använda dem för att fatta bättre beslut.
Vill du ta nästa steg? I guiden Färdplan för dagens CFO får du tips och vägledning för att bygga en ekonomifunktion som står sig, med AI som en naturlig del.
{{cta-1}}
